Менеджери проектів обожнюють діаграму Ганта. І це легко пояснити, адже мова йде про зручний інструмент, який використовується для наочного відображення термінів і ресурсів на протязі всього проекту. Ви вказуєте тривалість кожного завдання в проекті, додаєте залежності, і готово! Тепер у вас є чітка послідовність дій, навіть якщо мова йде про неймовірно складний проект.
Але якщо ви початківець менеджер проектів, напевно у вас вже виникли кілька питань. Як краще використовувати діаграму Ганта? Чим вона відрізняється від інших засобів візуалізації? Для того, щоб відповісти на ці питання, ми вирішили скласти докладний посібник.
Як читати дані на діаграмі Ганта
Діаграма Ганта може здатися набором прямокутників, ліній і стрілок. Давайте виділимо три основних елементи діаграми:
Зазвичай на діаграмі Ганта уздовж осі X вказуються назви окремих завдань, а вздовж осі Y – витрачений час.
- Завдання в проекті. Кожен прямокутник на діаграмі Ганта відповідає окремому завданню, що входить до складу проекту. Деякі інструменти для створення діаграми Ганта дозволяють відображати не тільки назви завдань, а й виконавців, статуси і т.д.
- Тривалість завдання. Довжина кожного прямокутника, що означає завдання, відповідає її тривалості, тобто проміжку часу між початком виконання завдання і моментом його завершення.
- Залежність. Стрілки між завданнями означають залежність, тобто вказують на порядок, в якому повинна виконуватися робота.
Але перш ніж приступити до створення діаграми Ганта для вашого наступного проекту, прочитайте наступну інформацію про використання таких діаграм.
П’ять способів застосування діаграми Ганта в ваших проектах
1. Планування робочого процесу
Можливо, найбільш очевидна перевага діаграми Ганта як інструменту для планування проектів, полягає в її простоті. Діаграма Ганта може використовуватися для наочного уявлення різних сценаріїв виконання проекту і дозволяє коригувати робочі процеси і розподіл ресурсів. Онлайн-інструменти для створення діаграм Ганта легко налаштовуються і допомагають візуалізувати незліченну кількість сценаріїв, поки ви не виберете той, який найкраще відповідає потребам проекту. Деякі онлайн-інструменти навіть дозволяють розставляти віхи, вказувати звітні матеріали і виконавців.
Ви відчуваєте труднощі в плануванні робочого процесу? Спробуйте використовувати шаблони діаграми Ганта, а потім налаштуйте свою діаграму під потреби вашого проекту.
2. Визначення критичного шляху
Коли ви плануєте проект, ви напевно сподіваєтеся знайти найефективніший шлях від запуску проекту до його завершення. І тут вам стане в нагоді метод критичного шляху.
Метод критичного шляху – це основна методика управління проектом, що дозволяє визначити найшвидший маршрут виконання проекту за рахунок знаходження найдовшого ланцюжка залежностей. За допомогою діаграми Ганта можна легко виявити «шлях найбільшого опору». Вона дає можливість відстежити залежні завдання в проекті і обчислити часовий проміжок, необхідний для проходження кожного з шляхів.
3. Розбиття проекту на зручні для виконання завдання
Успішне управління проектами зводиться до використання стратегії «розділяй і володарюй». Чи можете ви організувати запуск продукту за один робочий день? Скоріш за все ні. Але ви можете розбити масштабний проект на більш дрібні завдання, які можна виконати під час коротких робочих спринтів: складання прес-релізів, підготовка слайдів, запрошення журналістів і т. д.
Діаграма Ганта допоможе вам розбити великий проект на більш дрібні етапи, щоб було зручніше делегувати завдання і розділяти обов’язки. Успішне виконання таких завдань підвищує мотивацію учасників команди і сприяє більш ефективній роботі.
4. Встановлення точних термінів виконання
Візьміть за звичку планувати завдання або переносити їх терміни безпосередньо на діаграмі Ганта. Це дозволить вам бачити, як незначні зміни графіка впливають на терміни всього проекту, і допоможе підвищити точність календарного планування.
5. Моніторинг ходу виконання робіт
Величезна перевага використання онлайн-інструменту для створення діаграми Ганта полягає в тому, що ви можете відслідковувати хід виконання проекту в реальному часі, отримуючи докладні відомості про окремі завдання.
Діаграма Ганта – це документ, який постійно змінюється в міру того, як люди виконують свою частину роботи вчасно або з перевищенням терміну. Відстежуючи дані на діаграмі, ви отримуєте чітке уявлення про те, як виконується проект в порівнянні з початковим графіком.
