Новорічний корпоратив – один з найпоширеніших святкових заходів серед компаній будь-якого розміру. Незалежно від формату корпоративу, до планування та підготовки свята необхідно підійти заздалегідь. Якщо до організації невеликого фуршету з розважальною програмою рекомендується приступити приблизно за місяць до події, то великий банкет, який поєднується з вирішенням бізнес-завдань або підбиттям підсумків роботи, доведеться планувати вже за 2-3 місяці.
Різниця в часі пояснюється тим, що в складному заході потрібно з’єднати безліч різних аспектів, таких як сценарій, майданчик або обладнання. Також не варто забувати і про підвищений попит на організацію заходів у передсвяткові дати, тому з більшою ймовірністю вдасться забронювати майданчик/ведучого/оформлювачів в осінні місяці. Усі ці клопоти можна довірити професіоналам, завітавши на сайт starevents.com.ua. В event-агенції вам порадять, на які моменти потрібно звертати увагу при організації корпоративу своїми силами (зазвичай event-агенції створюють заходи «під ключ», але можуть і допомогти окремо, наприклад, з вибором ведучого і сценарієм).
Сценарій корпоративу
Стрижень заходу – його сценарій. На підставі чіткого плану будується тематика заходу, набір активностей для співробітників, вибираються шоу-програми. Все це пов’язується хронологічно і за змістом. Створення першокласного заходу ніколи не обходиться без врахування специфіки компанії, інакше корпоратив може вийти безликим.
Сценарій – одна з найскладніших частин в організації, тому що для написання сценарію потрібні навички і досвід, бачення загальної картини корпоративу і найголовніше – вільний час (при самостійній організації на цей етап доведеться виділяти співробітників).
Місце проведення
Другий за важливістю чинник – це, як правило, місце проведення корпоративу. Майданчик має визначальний вплив на сприйняття. Можна організувати корпоратив просто в офісі, але тоді виникнуть проблеми з відчуттям свята або з серйозністю заходу. При цьому кожен лофт або парк-готель обов’язково буде кращим за офісний варіант, все залежить від цілей корпоративу.
Підрядники
Дуже хочеться делегувати кожному співробітнику компанії частину завдань по організації: когось можна змусити писати сценарій, а іншого призначити ведучим. Але очевидно, що поєднувати це з робочими завданнями практично неможливо, до того ж буде страждати якість заходу. Відповідно, Вам в будь-якому випадку доведеться залучати сторонніх виконавців, від фотографів і ілюзіоністів до оформлювачів і майстрів по світловому обладнанню.
У event-агенції є великий плюс – вони співпрацюють з багатьма підрядниками, тому завжди можуть запропонувати Вам декілька варіантів виконавців на вибір.
Устаткування і оформлення
На багатьох майданчиках є можливість красиво оформити місце проведення. Тут варто звернути увагу на те, як буде використаний бренд Вашої компанії. Варіантів як завжди багато: від прес-волл з фірмовим логотипом до таких дрібниць, як брендовані серветки. Тематичне оформлення додасть Вашому корпоративу автентичності і вразить гостей. Не потрібно забувати і про зонування – декорації, наприклад, не повинні відволікати від того, що відбувається на сцені або заважати танцям.
Устаткування в якомусь сенсі підкріплює тему оформлення події. Якісні звук і світло відрізняють заходи вищого рівня. Для офіційної частини, швидше за все, буде потрібний великий екран, на якому презентуватимуться підсумки року; для супроводу шоу-програми необхідні мікрофони, реквізит, костюми; для корпоративів за містом напевно стане в пригоді генератор. За бажанням/за сценарієм використовуються конфетті-гармата, дим-машина, спецефекти, шоколадні фонтани, спортивне або розважальне обладнання.
Харчування
Здавалося б, найпростіший пункт – організувати фуршет/вечерю/бар. Але як тільки Ви почнете займатися плануванням, стане ясно, що багато моментів потрібно ретельно обміркувати.
Що робити при самостійній організації? Перше – розрахуйте приблизну кількість страв/напоїв на кожного співробітника. Друге – складіть меню таким чином, що кожен знайшов собі їжу за смаком. Третє – визначте формат і грамотно впишіть харчування в сценарій. Четверте – перевірте якість страв, можна попередньо пообідати в ресторані або замовити кейтерінг собі в офіс, щоб не зіпсувати все свято.
Зустріч гостей
Грамотно влаштувавши welcome для гостей, Ви розмежовуєте зону між заходом і «не заходом». Хостес допоможе новоприбулим гостям освоїтися в незвичній обстановці і визначить подальші їх дії. Це дуже актуально для великих заходів – потрібно переконатися, що людина не йде в бар, коли основне шоу відбувається в зоні зі сценою. Більш того, welcome часто є відправною точкою заходу і за допомогою символічних ритуалів/дій запускає ланцюжок подій в сценарії.
І що далі?
Тепер Ви маєте повне уявлення про те, як організувати корпоратив на Новий рік. Коли всі складові частини заходу будуть ретельно сплановані і пов’язані між собою, можна сміливо чекати свята.
