Багато хто помилково вважає, що для них знання відносного проведення конференцій і подібних зустрічей абсолютно не потрібні і не стосуються. Проте, експерти в даній галузі наполягають на тому, що знання в даній області можуть стати в нагоді керівникам, педагогам, бізнес-керівникам, а також представникам багатьох інших професій. У даній статті ми поговоримо про те, як правильно провести конференцію і на які складові слід звернути ретельну увагу.
З яких етапів складається підготовка і реалізація конференції?
Конференція – це захід, що дозволяє поділитися цікавою і потрібною інформацією для людей, отримати знання, познайомитися з потрібними для тієї чи іншої сфери людьми. Потрібно пам’ятати, що організація конференції складається з кількох етапів, а саме:
– планування;
– підготовчі роботи;
– здійснення задуманого;
– аналіз проведеної роботи.
Багато експертів наполягають на тому, що для вдало проведеної конференції, необхідно правильно визначити мету даного заходу. В даному випадку ви повинні чітко розуміти, для чого здійснюється задуманий процес і що ви хочете донести до своїх відвідувачів.
Щоб все пройшло гладко, слід відповідально поставитися до пункту планування. Обміркуйте, що саме ви будете розповідати, які проблеми і питання розглядати, як ви збираєтеся відповідати на очевидні питання і т.д.
Які організаторські завдання вам слід виконати?
Далі потрібно зайнятися організаторськими завданнями. Наприклад, якщо ви хочете, щоб на конференції були присутні і виступали інші експерти, з ними необхідно зв’язатися заздалегідь. Попередьте їх, з якого саме питання організовується зустріч і тему їх доповіді.
До організаторських завдань можна віднести і пошук відповідного місця для проведення конференції. Для прикладу, за посиланням http://arendazala.com.ua/cherkassy.html можна орендувати чудовий зал в Черкасах. Також слід подбати про оренду обладнання, необхідного для успішного проведення конференції, та здійснювати ефективний контроль за всім, що відбувається. На місце проведення конференції краще прибути набагато раніше, щоб переконатися, що все йде за вашим планом.
Почавши конференцію, необхідно знову всім присутнім оголосити мета вашого заходу і коротко ознайомити зі змістом і структурою конференції. Дуже важливо створити на конференції можливість взаємодії аудиторії з виступаючими. Таким чином, і ви і ваші відвідувачі зможуть отримати максимальну користь від даного заходу. Обов’язково влаштовуйте перерви, щоб ваші гості могли засвоїти інформацію, трохи відпочити і поспілкуватися з присутніми.
